岛津公司报告处理工具
发布时间:2016/7/27 16:05:03

一、岛津公司报告处理工具组成及功能。

    岛津公司报告处理工具分为setting文件、报告书生成工具(shimadzu.exe)和报告书管理工具(ShimadzuManage.exe)三个部分。

    Setting文件用来指定报告书生成工具(shimadzu.exe)的初始化数据。其内容包括员工名称、行业名称、机种、目的、来访目的、仪器型号、场所、依赖分析目的、上次登录人名及上次来访场所。

    报告书生成工具(shimadzu.exe)可生成新的报告书文件,并可打开已有报告书文件进行浏览、修改和保存。

    报告书管理工具(ShimadzuManage.exe)包含如下功能:

(1)       Excel打开指定的报告书文件浏览。

(2)       合并已有的报告书文件并可追加新的报告书文件。

(3)       setting文件进行加密及解密。

二、具体操作说明

1setting文件设置。

Setting文件用来指定报告书生成工具(shimadzu.exe)的初始化数据。因此,在使用报告书生成工具(shimadzu.exe)前,我们应首先设置好setting文件。Setting文件可按照已有格式添加、删除、修改内容。我们可使用报告书管理工具(ShimadzuManage.exe)对setting文件进行加密。如果setting文件已经是加密文件,而我们要查看或修改setting文件内容,则可使用报告书管理工具(ShimadzuManage.exe)对setting文件进行解密。

2、 报告书生成工具(shimadzu.exe)。

第一步:双击打开shimadzu.exe程序,进入登录界面。

在此窗口中,我们可以通过下拉菜单选择登录人。登录人备选内容为我们在setting文件中设置的员工名称。然后,我们可以选择需要进行处理的报告书种类,包含出差报告书、来访报告书、依赖分析报告书和讲习会报告书四大类。

第二步:选择报告书按钮进入各类报告书编辑界面。以下将针对各类报告书进行具体介绍。

1出差报告书

选择“出差报告书”按钮。

在此窗口中,我们可以选择作成新的出差报告书文件或是打开指定的出差报告书文件。

作成新的出差报告书文件

选择“作成新的出差报告书文件”按钮,进入编辑新的出差报告书界面。

在窗口中,我们可以选择出差者姓名,并可编辑出差日程安排及报告事项。

出差者姓名一般与登录人姓名一致,但我们也可重新选择其他人。

出差日程安排默认为一行,其内容包括开始日期、结束日期、出差地点、用户名称、行业、机种、机型、目的及面谈者人数。开始日期和结束日期默认为空白,双击其空白格,选择下拉按钮,出现日历可选择时间。

注意:开始日期必须在结束日期前,否则系统将提示错误。

出差地点、用户名称、机型及面谈者人数可根据实际情况输入,行业、机种及目的可通过下拉菜单选择,其备选内容为setting文件中设置的相应内容。如果出差日程安排不止一条,我们可通过“增加尾行”按钮来增加内容。同样,可选择“删减尾行”按钮删除尾行或选择“删除选中行”按钮删除选中行,最后一行不能删除。在表格下方可显示“当前选中行”和“当前总行数”。

此窗口最下面是“报告事项”一栏。在此栏中我们可以填写有关出差的报告事项。

注意:此窗口所有项必须填写完整,否则无法保存

    出差报告书文件名默认为bt_人名_时间_序号。选择“确定”,此出差报告书便以Excel格式保存在相应路径下。

打开指定的出差报告书文件:

    在登录界面选择了“出差报告书”以后,除了选择“作成新的出差报告书文件”以外,还可选择“打开指定的出差报告书文件”一项。选择“打开指定的出差报告书文件”,弹出路径选择窗口。

在此窗口可选择要打开的出差报告书文件。首先,指定的文件必须是以bt开头的出差报告书文件。其次,只能打开当前登录人的出差报告书。

打开出差报告书后,可进行浏览、修改并保存。当再次保存时,直接覆盖原文件。

2来访报告书  

在登录界面选择“来访报告书”。

选择“作成新的来访报告书文件”,进入来访报告书编辑窗口。开始日期和结束日期可通过下拉按钮打开日历选择。同样,开始日期必须在结束日期之前,否则系统报错,无法保存。面谈人数、用户单位、机型可直接输入。行业、机种、来访目的及场所可通过下拉菜单选择,而备选内容为setting文件中设置的相应内容。

注意:此窗口所有项必须填写完整,否则无法保存

所有项填写完毕后,选择“保存为Excel文件”,弹出路径选择窗口。

来访报告书文件名默认为vt_人名_时间_序号。 选择“确定”,此来访报告书便以Excel格式保存在相应路径下。

打开指定的来访报告书文件:

     在登录界面选择了“来访报告书”以后,除了选择“作成新的来访报告书文件”以外,还可选择“打开指定的来访报告书文件”一项。选择“打开指定的来访报告书文件”,弹出路径选择窗口。 

在此窗口可选择要打开的来访报告书文件。首先,指定的文件必须是以vt开头的来访报告书文件。其次,只能打开当前登录人的来访报告书。

打开指定的来访报告书后,可进行浏览、修改并保存。当再次保存时,直接覆盖原文件。

3依赖分析报告书

在登录界面选择“依赖分析报告书。

选择“作成新的分析报告书文件”,进入依赖分析报告书编辑窗口。

北京分析中心担当者与登录人默认保持一致,但也可选择其他人。完成日期通过下拉按钮打开日历进行选择。用户名、样品名(英文名)和测定对象化合物名可直接输入。使用设备、行业、依赖分析目的可通过下拉菜单选择,而备选内容为setting文件中设置的相应内容。

注意:此窗口所有项必须填写完整,否则无法保存

依赖分析报告书文件名默认为an_人名_时间_序号。选择“确定”,此依赖分析报告书便以Excel格式保存在相应路径下。

打开指定的依赖分析报告书文件:

    在登录界面选择了“依赖分析报告书”以后,除了选择“作成新的分析报告书文件”以外,还可选择“打开指定的分析报告书文件”一项。选择“打开指定的分析报告书文件”,弹出路径选择窗口。 

在此窗口可选择要打开的依赖分析报告书文件。首先,指定的文件必须是以an开头的依赖分析报告书文件。其次,只能打开当前登录人的依赖分析报告书。

打开指定的依赖分析报告书后,可进行浏览、修改并保存。当再次保存时,直接覆盖原文件。

4讲习会报告书

在登录界面选择“讲习会报告书。

选择“作成新的讲习会报告书文件”,进入讲习会报告书编辑窗口。

在“基本信息”一栏:担当者姓名与登录人默认保持一致,但也可选择其他人。培训开始日期和培训结束日期通过下拉按钮打开日历进行选择。机型和参加者人数可直接输入。机种和场所可通过下拉菜单选择,其备选内容为setting文件中设置的相应内容。

注意:1.培训开始日期必须在培训结束日期之前,否则系统报错,无法保存。

      2.基本信息一栏所有项必须填写完整,否则无法保存。

“讲习会内容”填写讲习会的相关内容,此项可不填写。

“培训评价”用来填写用户对讲习会的评价,包括用户单位、姓名、电话、讲解内容、资料准备、时间安排、讲师表达能力、讲师态度、接待情况等内容。其中,讲解内容、资料准备、时间安排、讲师表达能力、讲师态度、接待情况6项只能输入1~5之间的数字,可以包括小数点。“培训评价”一栏也可不填写。

“培训评价”默认保留两行,第一行为培训评价内容,最后一行为培训评价平均值。窗体最下方可显示培训评价的全体平均值。可通过“增加尾行”增加行,通过“删减尾行”删除尾行或通过“删除选中行”删除选中的行,最后两行不能删除。在表格下方可显示“当前选中行”和“当前总行数”。

讲习会报告书文件名默认为tr_人名_时间_序号。选择“确定”,此讲习会报告书便以Excel格式保存在相应路径下。

打开指定的讲习会报告书文件:

    在登录界面选择了“讲习会报告书”以后,除了选择“作成新的讲习会报告书文件”以外,还可选择“打开指定的讲习会报告书文件”一项。选择“打开指定的讲习会报告书文件”,弹出路径选择窗口。 

在此窗口可选择要打开的讲习会报告书文件。首先,指定的文件必须是以tr开头的讲习会报告书文件。其次,可以打开除当前登录人以外其他人的讲习会报告书。

打开指定的讲习会报告书后,可进行浏览、修改并保存。当再次保存时,直接覆盖原文件

至此,各类报告书的生成及打开的具体操作就介绍完了。

 

3、报告书管理工具(ShimadzuManage.exe

 双击打开ShimadzuManage.exe程序,进入报告管理工具界面。

报告管理工有3个功能:
第一个功能:用EXCEL打开指定的报告文书浏览。

选择“用EXCEL打开指定的报告文书浏览”按钮,可用EXCEL格式打开指定的报告书进行浏览。

第二个功能:合并或追加报告书文件。

1合并报告书文件

在此对话框中可选择某个路径下的多个报告书文件,所选择的报告书文件必须是我们生成的出差报告书、来访报告书、依赖分析报告书、讲习会报告书四大类的格式。点击“打开”,选择的报告书文件名称就列在“选择需要读取的文件”一栏中。

 

在窗口中,可以选择生成文件的路径。如果我们要生成一个新的文件,则可在文件名处输入要生成的文件名称。选择“保存。

然后,选择“转换”。当提示“转换成功”后,由多个报告书合并成的新文件就生成了。

2追加新的报告书文件

同样,首先点击“选择需要读取的文件”,选择需要追加的报告书文件。然后点击“选择数据库文件”,选择我们以前合并生成的文件即要追加新的报告书文件的目标文件。 

提示此文件已经存在,是否要替换,选择“是”,再点击“转换”,提示转换成功,直接将新的报告书文件追加到原有文件中。

第三个功能:对setting文件进行加密及解密。

Setting文件默认为加密文件,如果我们需要查看、修改setting文件内容时,首先要对setting 文件进行解密。选择“解密设置文件”按钮,则setting文件自动解密。此时,原来的“解密设置文件”按钮自动变为“加密设置文件。

 

我们可查看、修改setting文件。查看或修改完毕,可以通过“加密设置文件”对setting文件进行加密处理。
 
 
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